Las políticas y reglas de una empresa pueden parecer algo complicado de entender debido a su cercana relación.
Ambas tienen una misión muy importante que es, establecer las directrices o guías para que se cumplan los objetivos de negocio. Comúnmente las políticas y reglas de una empresa las podemos encontrar en documentos como el manual de políticas y procedimientos, el manual de operaciones, los manuales de procesos y procedimientos, entre otros. Dada su gran relevancia a continuación mostraremos qué es cada una de ellas, sus características y ejemplos que nos permitan entenderlas mejor.
Si bien, se puede describir a una política como una directiva que soporta un objetivo de negocio. Es decir, son los principios que una empresa se compromete a cumplir, principios para marcar las bases y cimientos en los que se rige la empresa.
Es poco frecuente que cambien las políticas, dado que son más genéricas y no especifican en concreto lo que debe hacerse, esta es una de las diferencias entre las políticas y reglas de una empresa.
Algunas de las características de las políticas de una empresa son:
Orientadas a lograr los objetivos del negocio
Debe proporcionar un esquema amplio y dejar el alcance a los colaboradores para la interpretación, de modo que su iniciativa no se vea obstaculizada
Las políticas no deben ser mutuamente contradictorias y no debe haber incoherencias entre dos políticas que puedan generar confusión y demora en la acción
Requieren de otros elementos para hacer precisa su implementación, como los procesos y procedimientos
Deben ser lógicas, flexibles y deben proporcionar una guía para pensar en la planificación y la acción futuras. Además, deben proporcionar límites dentro de los cuales se deben tomar decisiones
Las políticas deben reflejar el entorno del negocio interno y externo
Las políticas deben ser por escrito y el lenguaje de las políticas debe ser inteligible para las personas que deben implementarlas, así como aquellos que se verán afectados por ellas
Ejemplos de políticas
La calidad es una prioridad de la empresa
La empresa debe hacer saber a todo su personal que cualquier actividad concerniente a la empresa será ejecutada mediante procesos definidos
Se prohíbe a cualquiera a colaboradores trabajar para la competencia y la divulgación de información confidencial
El uso de la credencial es obligatorio en las instalaciones
Se debe vestir de una manera apropiada
Diferencia entre políticas y reglas de una empresa
Las reglas son más específicas y se derivan de las normas, por ejemplo, los reglamentos de una secretaría de estado.
Las políticas son muy explícitas y básicas, por ejemplo, las políticas de una escuela o un banco.
Estos son ejemplos básicos de las diferencias entre políticas y reglas de una empresa.
Tipos de reglas
Existen diferentes tipos de reglas con base en las condiciones o restricciones que establecen y los principales son:
Condiciones del negocio
Restricciones de integridad de datos
Derivaciones matemáticas o funcionales
Interfaces lógicas
Secuencias de procesamiento
Conclusiones
Las políticas y reglas de una empresa juegan un papel muy importante, dado que sirven como guía y lineamiento para que se cumplan objetivos de negocio.
El entenderlas, identificarlas, documentarlas y darlas a conocer es el primer paso para para que garanticemos su cumplimiento.
No es común que las políticas se modifiquen por lo que su revisión y actualización puede realizarse con menos frecuencia. A diferencia de las reglas las cuales sí pueden estar cambiando debido a las condiciones del mercado, normas y legislaciones o también debido a nuestros clientes.
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